<br><font size=2 face="sans-serif">Since we have an urgent need for PSI
to know what versioning scheme to use I've told Dave to go ahead with </font><font size=2><tt>&lt;major&gt;.&lt;minor&gt;.&lt;revision&gt;</tt></font><font size=2 face="sans-serif">
as this had fair consensus on the call yesterday. </font><font size=2><tt>If
we transition to a different scheme Dave will need to know asap.</tt></font>
<br><font size=2 face="sans-serif">----------------------------------------------
Harry Lewis <br>
IBM Printing Systems <br>
---------------------------------------------- </font>
<table width=100%>
<tr valign=top>
<td><font size=1 face="sans-serif"><b>&quot;Farrell, Lee&quot; &lt;;</b></font>
<br><font size=1 face="sans-serif">Sent by:</font>
<p><font size=1 face="sans-serif">01/31/2003 12:04 PM</font>
<td><font size=1 face="Arial">&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; </font>
<br><font size=1 face="sans-serif">&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; To:
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&quot;PWG (E-mail)&quot; &lt;;</font>
<br><font size=1 face="sans-serif">&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; cc:
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;</font>
<br><font size=1 face="sans-serif">&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; Subject:
&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;FW: PWG&gt; PWG Process</font></table>
<br><font size=2 color=blue face="Arial">Excellent commentary, Bill.</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=2 color=blue face="Arial">Couldn't agree more. &nbsp;I especially
like the idea of the &quot;date distinguishing scheme&quot; for the working
drafts. &nbsp;That way, we're not trying to overload version numbers as
a measure of how close we are to being a standard. &nbsp;[This should help
avoid the problem of Marketing groups deciding whether or not to wait until
a version 1 stamp is established. &nbsp;All that is critical is whether
the document has the title, &quot;Proposed Standard,&quot; &quot;Draft
Standard,&quot; or &quot;Standard.&quot;</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=2 color=blue face="Arial">Three stages of progression. &nbsp;Three
milestones for news releases.</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=2 color=blue face="Arial">lee</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=2 face="Tahoma">-----Original Message-----<b><br>
From:</b> Wagner,William []<b><br>
Sent:</b> Thursday, January 30, 2003 2:15 PM<b><br>
To:</b> Harry Lewis;<b><br>
Subject:</b> RE: PWG&gt; PWG Process<br>
<br><font size=2 color=blue face="Arial">I agree with Harry that there
was significant effort put into preparing the current process. The effort
should first &nbsp;be to understand and, if necessary clarify the presently
defined process rather than to change it. &nbsp;Also, questions of document
format, although important, must be separated from the standards development
process discussion.</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=2 color=blue face="Arial">There were several points brought
out in the plenary, and since I have not yet released the minutes, it may
be germane to state them separately. They are not necessarily law, but
they seem reasonable.</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=2 color=blue face="Arial">1. one must distinguish between
versions of a standard and versions of a document. It is quite possible
to have, for example two versions of a protocol, each fully documented
and each implementable. However, for document versions &nbsp;that deal
with corrections, additional information, new insights, each version will
obsolete the previous version. There have been some good suggestions on
keeping track of document versions, particularly those that including the
date in the title. I suggest that work on different versions of a standard
&nbsp;be treated as distinct activities. That is, &nbsp;if we have Printing
Protocol, that has advanced to Draft Standard, and we have a need for and
have either created a new charter or revised charter for Printing Protocol
2, then Printing Protocol 2 becomes the title, it advances though the document
stages as a separate project, and it is distinct from any version of Printing
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=2 color=blue face="Arial">2. The levels of standards are
defined. (Proposed Standard, Draft Standard and Standard). The steps to
reach each stage are defined. There is an approval process for each stage.
Once a document is reaches a certain stage, it cannot be revised or updated
as a document at that stage; that would violate the sense of the approval
process. &nbsp;A new series of working drafts can be done for the next
stage. Or the document can be invalidated in which case a new project may
be started at the lowest level to address the fatal flaw.</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=2 color=blue face="Arial">3. The interim documents to reach
a standard of a given level are working drafts of a document to eventually
become a standard at that level. That is, an interim document of a &nbsp;Printing
Protocol Draft Standard should include in the title Working Draft - Printing
Protocol Draft Standard. It can be assumed that there will be multiple
working drafts &nbsp;and therefore, conceptually, versions of the working
draft. I suggest that the &nbsp;date distinguishing scheme be used for
these working drafts.</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=2 color=blue face="Arial">Bill Wagner</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font>
<br><font size=3>&nbsp;</font><font size=2 face="Tahoma">-----Original
From:</b> Harry Lewis []<b><br>
Sent:</b> Thursday, January 30, 2003 4:12 PM<b><br>
Subject:</b> PWG&gt; PWG Process<br>
<br><font size=2 face="sans-serif"><br>
The SM f2f discussion of PWG Process was quite painful. It is obvious there
are a multitude of varying perspectives on how to conduct the progression
of a standards specification. We opened the process topic because we realized
some conflicting information and need for clarification in our document.
&nbsp;I don't have a problem citing other organizations in search of &quot;best
practice&quot; but I would like us to consider applying newfound reason
to clarify our process, not redefine it!</font><font size=3> <br>
</font><font size=2 face="sans-serif"><br>
Our existing process distinguishes the key stages of Chartering, Proposing,
Specifying, Implementing and Maintaining an industry standard. It recognizes
supporting documents for this activity such as White Papers, Working Drafts
and Standards. It also acknowledges activities such as Brainstorming, Requirements
gathering, prototyping, implementing and testing. </font><font size=3><br>
</font><font size=2 face="sans-serif"><br>
The process, as written, is an attempt to organize these activities and
supporting documents in such a way that streamlines the progression from
concept to final standard... something we hadn't seen in other venues.
One of the key elements of the existing process is that there are ONLY
3 LAST CALLS. Each last call (if passed) makes a distinct transition to
a more stable level of the standard. This is signified by the STATUS (reflected
in the name) of the standard... not the version. Versioning was not discussed
in the current PWG process (which is a flaw) but was assumed to be a linear
progression on the working drafts that supported the standard progression.
</font><font size=3><br>
</font><font size=2 face="sans-serif"><br>
Several ideas for updating our process were floated in the phone conference
today. I am not opposed to updating the process... if one thing was proven
by today's call it is that there is very little agreement on how the standard
should be interpreted. I do feel compelled to remind that a great deal
of similar discussion went into creation of the current process. I do wonder
how much effort we are likely to expend only to come up with a process
with new naming and versioning that diagrams out to nearly what we have,
today. </font><font size=3><br>
</font><font size=2 face="sans-serif"><br>
I recommend anyone who has a proposal which they were trying to hash out
in the call but who feels like, perhaps, their point did not get assimilated
or would like to expose their concepts to a wider audience, go ahead and
describe your idea here, for discussion on the reflector &nbsp;
&nbsp; &nbsp; &nbsp;</font><font size=3> </font><font size=2 face="sans-serif"><br>
---------------------------------------------- <br>
Harry Lewis <br>
IBM Printing Systems <br>
---------------------------------------------- </font>